Một trong những kỹ năng mà hầu hết mọi người đang tìm kiếm hôm nay là cách quản lý thời gian và công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Phương pháp 'Kanban' đã xuất hiện từ lâu, nhưng chỉ gần đây nó mới được chú trọng và phổ biến rộng rãi.
Đầu tiên, Kanban là gì? "Kanban" có nghĩa là bảng thông báo hoặc thẻ trong tiếng Nhật. Phương pháp này bắt nguồn từ các hệ thống sản xuất của Toyota nhằm cải tiến quá trình làm việc bằng cách giảm bớt lãng phí, tăng cường khả năng giao tiếp và cung cấp sự minh bạch về tình hình công việc.
Hiện nay, phương pháp Kanban không chỉ áp dụng trong các ngành công nghiệp sản xuất mà còn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác như IT, quản trị dự án, quản lý văn phòng và thậm chí cả trong cuộc sống hàng ngày.
Phương pháp Kanban được thiết kế để hỗ trợ việc thực thi quản lý công việc theo một quy trình lặp lại. Nó bao gồm ba yếu tố chính: các cột (còn gọi là trạng thái), các công việc cần hoàn thành (còn gọi là tác vụ) và thẻ (hoặc nhiệm vụ).
Các cột thường bao gồm "Chưa bắt đầu", "Đang thực hiện" và "Hoàn thành". Các công việc hoặc nhiệm vụ sau đó sẽ được thêm vào các cột tương ứng dựa trên trạng thái của chúng. Việc di chuyển các nhiệm vụ từ cột này sang cột khác phản ánh quá trình hoàn thiện công việc. Ví dụ, khi một tác vụ mới được thêm vào hệ thống, nó sẽ được đặt ở cột "Chưa bắt đầu". Khi công việc bắt đầu, nó sẽ chuyển đến cột "Đang thực hiện". Khi công việc hoàn tất, nó sẽ chuyển đến cột "Hoàn thành".
Kanban giúp chúng ta nhìn thấy toàn bộ công việc đang diễn ra trong một hệ thống, cho phép chúng ta nhận biết những công việc cần ưu tiên. Nó cũng giúp chúng ta xác định và giảm thiểu lãng phí bằng cách tập trung vào việc hoàn thiện công việc đang được thực hiện.
Bên cạnh việc cải thiện hiệu quả công việc, Kanban còn có thể giúp tạo dựng môi trường làm việc lành mạnh hơn. Nó tạo ra một hệ thống làm việc minh bạch, dễ hiểu và tôn trọng, điều này giúp cải thiện sự liên lạc và hợp tác giữa nhân viên.
Khi áp dụng Kanban, bạn sẽ không còn cảm thấy bị áp lực bởi lượng công việc khổng lồ mà bạn phải đối mặt mỗi ngày. Bạn sẽ biết rằng chỉ cần hoàn thành từng phần nhỏ mỗi lúc. Bạn cũng sẽ không còn lo lắng về việc không biết công việc nào nên ưu tiên trước. Bạn chỉ cần nhìn vào cột "Chưa bắt đầu" và lựa chọn công việc đầu tiên bạn muốn làm.
Cuối cùng, phương pháp Kanban có thể giúp bạn quản lý thời gian của mình một cách tốt hơn. Nó giúp bạn nhận thức được những thời điểm nào trong ngày bạn có thể làm việc hiệu quả nhất, giúp bạn sắp xếp thời gian của mình một cách tối ưu.
Trong cuộc sống hàng ngày, bạn cũng có thể áp dụng phương pháp này để quản lý thời gian của mình. Chẳng hạn, bạn có thể tạo ra một bảng Kanban riêng cho mình với các cột như "Việc cần làm", "Đang thực hiện" và "Đã hoàn thành". Sau đó, bạn chỉ cần di chuyển các tác vụ từ cột này sang cột khác khi công việc tiến triển. Điều này sẽ giúp bạn luôn theo dõi được tiến trình công việc và biết được mình còn những công việc nào cần phải làm.
Kanban là một công cụ hữu ích giúp chúng ta cải thiện hiệu quả công việc, nâng cao chất lượng công việc và tận dụng tối đa thời gian của mình. Đây chính là lý do tại sao nó đang trở thành một phương pháp quản lý công việc phổ biến trong thế giới hiện đại.
